Cách Chuẩn Bị Một Bộ Hồ Sơ Xin Visa

Bước 1: Chuẩn bị các chi tiết phụ trợ

Để bắt đầu một kế hoạch xin visa chúng ta cần chuẩn bị mốt số yếu tố sau đây:
Hộ chiếu: Hộ chiếu là yếu tố đầu tiên để chúng ta làm thủ tục xuất nhập cảnh. Để có thể đi du lịch nước ngoài, bạn hãy làm hộ chiếu tại Cục xuất nhập cảnh ở các địa phương. Nếu ở Tp. Hồ Chí Minh, bạn có thể đến 337 Nguyễn Trãi, Phường Nguyễn Cư Trinh, Q1, Tp. Hồ Chí Minh để làm hộ chiếu. Ở đây sẽ có nhân viên hỗ trợ chúng ta làm hộ chiếu, khi đi chỉ cần mang theo hộ khẩu (nếu làm lần đầu) và chứng minh nhân dân.
Ghi chú:
*Hình ảnh: Mỗi quốc gia cấp visa sẽ có một yêu cầu cụ thể về hình ảnh khác nhau. Dựa trên kinh nghiệm của AMERICANA thì phía Mỹ và Trung Quốc là có yêu cầu khá cụ thể và có thể áp dụng cho tất cả các quốc gia: ảnh chụp mới trong vòng 6 tháng trở lại, nền trắng, rõ nét, tóc không che trán, lộ rõ hai lỗ tai, mặc áo có cổ sẫm màu, không đeo mắt kính.

Lưu ý không nên sử dụng ảnh cũ để xin visa mới. Thường chúng ta biết yêu cầu của ảnh là không quá 6 tháng nhưng để kỹ hơn thì nếu ảnh đó đã được in lên 1 cái visa nào đó (Nhật, Mỹ,…) trong hộ chiếu thì không nên dùng lại, dù cho chưa tới 6 tháng. Nếu bị phát hiện dùng lại ảnh cũ thì có thể sẽ ảnh hưởng đến kết quả vì “không trung thực”.

Bước 2: Chọn loại visa cần xin và soạn hồ sơ

Mỗi quốc gia sẽ cấp một mẫu visa riêng, mỗi loại visa sẽ có một mục đích khác nhau (du lịch, thăm thân, công tác,…), việc chúng ta cần làm là xác định cái mà mình cần để chuẩn bị hồ sơ cho chính xác. Vì visa du lịch thì cần một lịch sử đi du lịch đẹp, công việc ổn định; visa công tác cần chứng minh được mối quan hệ với đối tác hoặc công ty mời,.v.v.v… Bạn nên lên kế hoạch thật sớm để có thể khiến cho bộ hồ sơ của mình đẹp hơn. Chẳng hạn nếu có thời gian dài để chuẩn bị hồ sơ thì bạn sẽ có thể làm tốt hơn mong đợi bằng việc nhận lương hoặc thù lao qua thẻ, gia tăng chi tiêu trực tuyến để có một bộ hồ sơ sao kê thật tốt.
Về việc soạn hồ sơ, bạn cần phân ra 3 nhóm hồ sơ như sau:

A. Hồ sơ cá nhân: là những loại giấy tờ được cấp bởi các cơ quan chức năng với mục đích định danh và chứng minh mối quan hệ như:

• Hộ chiếu
•  Chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân
• Giấy khai sinh
• Giấy đăng ký kết hôn
• Sổ hộ khẩu

B. Hồ sơ công việc, tài chính, tài sản: Là những giấy tờ chứng minh thu nhập và cho biết bạn đang làm gì như:

• Nhân viên: Hợp đồng lao động, quyết định bổ nhiệm, xác nhận công tác
• Chủ doanh nghiệp: Đăng ký kinh doanh, hộ kinh doanh gia đình, giấy phép đầu tư (nếu công công ty nước ngoài)
• Người về hưu: thẻ hưu trí, sổ bảo hiểm xã hội, sổ lĩnh lương hưu
• Đơn xin nghỉ phép nếu là nhân viên công ty, cơ quan
• Quyết định cử đi công tác (nếu xin visa công tác)
• Hợp đồng hùn hạp làm ăn, cho thuê nhà,… (Tốt nhất phải được công chứng để có giá trị pháp lý)
• Sao kê lương của ngân hàng hoặc bảng lương của công ty
• Sổ tiết kiệm và xác nhận số dư (ra ngân hàng để làm xác nhận này)
• Giấy tờ chủ quyền nhà đất, hợp đồng mua bán nhà đất,…
• Giấy tờ chứng minh quyền sỡ hữu cổ phần, cổ phiếu, xe hơi, quyền thừa kế tài sản,…

C. Hồ sơ về chuyến đi: Là những giấy tờ chứng minh mục đích chuyến đi của bạn ví dụ như:

• Du lịch: Lịch trình, booking vé máy bay, booking khách sạn,…
• Thăm thân nhân: Thư mời của người đang sống ở quốc gia mà bạn xin visa (nếu bạn đi thăm người thân bằng kinh phí của mình), thư bảo lãnh đi kèm lịch trình và những chi phí mà thân nhân tài trợ (nếu bạn được người thân tài trợ), thư mời tham dự lễ tốt nghiệp (nếu người thân trong gia đình đi du học), thư mời tham dự hôn lễ,.v.v.v….
• Công tác, thương mại: Thư mời, thư bảo lãnh của đối tác đi kèm với lịch trình làm việc, booking vé máy bay và khách sạn, hợp đồng liên kết giữa 2 công ty,…

Bước 3: Khai đơn xin visa và sắp xếp hồ sơ

Mỗi quốc gia sẽ có mẫu đơn xin visa khác nhau và tất cả các trang web cung cấp đơn xin visa đều sử dụng tiếng Anh nên đến bước này bạn sẽ cần sử dụng ngoại ngữ hoặc nhờ bạn bè hỗ trợ để hoàn thành đơn xin visa. Một số quốc gia đã sử dụng phương thức khai đơn và nộp online như Mỹ… Phần lớn các quốc gia vẫn còn áp dụng phương thức nộp giấy như Pháp, Đức, Ý, Hà Lan, Hàn, Nhật, Trung, Đài Loan,… và đơn cử như Úc và Canada thì chấp nhận cả 2 phương án nộp giấy hoặc nộp online.
Dựa trên kinh nghiệm nhiều năm trong mảng visa, AMERICANA gửi đến bạn những lưu ý sau đây khi khai đơn như sau:

• Một điều vô cùng quan trọng là chúng ta phải KHAI ĐƠN XIN VISA MỘT CÁCH THẬT NGHIÊM TÚC, xin đừng nghĩ khai chỉ là cho xong, đơn xin visa là ấn tượng đầu tiên mà chúng ta thể hiện với Lãnh Sự Quán (LSQ) hoặc Đại Sứ Quán (ĐSQ) trong việc xét duyệt, còn hồ sơ là những bằng chứng cho những gì chúng ta đã khai, nếu bỏ sót thông tin hoặc không hợp lý với hồ sơ thì ĐSQ/LSQ có quyền cho rằng chúng ta không nghiêm túc trong việc cung cấp thông tin, muốn giấu đi thông tin gì đó hoặc không tôn trọng người xét duyệt.
• Đối với việc khai đơn giấy thì bạn có thể từ từ xem và kiểm tra thật kỹ thông tin trước khi khai, còn đối với việc khai online thì thông thường hệ thống sẽ cung cấp cho bạn một mã số hồ sơ, cần phải lưu lại mã số này để đề phòng trường hợp chưa chắc chắn về thông tin mà mình sắp khai hay thậm chí có thể là mất điện.
• Tất cả những thông tin về cá nhân nhất định phải thống nhất để sau này có thể xin visa lần 2, lần 3 đều chuẩn xác.
• Luôn luôn trung thực, vì trung thực là cái thực tế và ít có thay đổi. Còn khai sai hoặc giấu diếm thông tin sẽ gây ra những hậu quả không ngờ tới. Tất cả mọi thông tin chúng ta khai sẽ được ĐSQ/LSQ lưu trữ nên rất cần sự trung thực.

Về việc chuẩn bị và sắp xếp hồ sơ, AMERICANA xin gửi đến bạn những kinh nghiệm sau đây:

• TOÀN BỘ GIẤY TỜ NÊN ĐỂ Ở KHỔ GIẤY A4: Phần lớn các quốc gia bây giờ đều nhận hồ sơ thông qua một tổ chức đại diện (Hàn Quốc là KVAC, Trung Quốc là CVAC, Anh – Úc là VFS, Pháp là TLS…), người ta sẽ phải chuyển hồ sơ về cho ĐSQ/LSQ, một số nơi thì còn scan để chuyển cho bộ phận xét duyệt. Vì vậy tất cả các hồ sơ nên được chuẩn bị theo cùng một khổ giấy, tốt nhất là A4. Rất nhiều cửa hàng photocopy thường photo đúng khổ của chứng minh nhân dân hoặc hộ khẩu, bạn nên yêu cầu photo trên trang A4 chuẩn mực; làm như vậy khi sắp xếp hồ sơ mọi thứ sẽ không bị rơi ra hoặc xếp chồng xếp chéo gây khó khăn trong việc nhận hồ sơ cho đến xét duyệt. Chỉ một chi tiết nhỏ cũng đã cho thấy sự nghiêm túc của chúng ta trong việc chuẩn bị hồ sơ.
• NÊN SẮP XẾP HỒ SƠ THEO TỪNG THỂ LOẠI: Mọi người nên chia làm 3 loại rõ ràng, đừng xếp lẫn lộn khiến ĐSQ/LSQ bị rối, mỗi ngày họ phải xét cả ngàn bộ hồ sơ nên họ không có nghĩa vụ phải giúp mình sắp xếp lại hồ sơ hay tìm cho ra cái họ cần trong hồ sơ của mình; với lại hồ sơ có rất nhiều phiên bản khác nhau, mỗi người mỗi kiểu, cho nên càng dễ nhìn, logic thì càng được đánh giá cao.
•  Trong các loại hồ sơ kể trên, HỒ SƠ CÔNG VIỆC LÀ QUAN TRỌNG NHẤT. Để một ĐSQ/LSQ ra quyết định 1 cách nhanh chóng cho hồ sơ của chúng ta thì thường họ sẽ nhìn vào công việc vì đây là yếu tố có khả năng ràng buộc quay trở về tốt nhất. Cho nên các bạn nên tập trung để chuẩn bị hồ sơ công việc sao cho đầy đủ nhất, chuẩn mực nhất. Xin đừng cho rằng bỏ nhiều tiền vào tài khoản hay nhiều tài sản là được. Những cái này LSQ thường chỉ xem để biết mình đủ khả năng chi trả cho chuyến đi hay không mà thôi.
• HỒ SƠ NÊN ĐƯỢC PHOTOCOPY chứ đừng scan rồi in ra, vì một số ĐSQ/LSQ sẽ cho rằng đối với bản scan có thể chỉnh sửa rồi mới in ra, chẳng hạn giấy xác nhận số dư của bạn chỉ có 1,000USD nhưng thêm một con số 0 vào là thành 10,000USD.
•  NẾU CÓ BẰNG CẤP THỂ HIỆN CHUYÊN MÔN HOẶC TRÌNH ĐỘ THÌ NÊN NỘP. Càng ngày các nước càng đánh giá cao việc nộp bằng cấp khi xin visa, người có bằng cấp cao hoặc trình độ chuyên môn cao thường sẽ được cấp visa nhanh hơn bình thường một chút. Ví dụ như luật sư mà có giấy chứng nhận hành nghề luật hoặc thẻ luật sư thì sẽ tốt hơn nhiều khi nói là luật sư mà chỉ có cái hợp đồng lao động ghi chức danh là “luật sư”.

Bước 5: Nộp visa và đóng phí xin visa

Sau khi hoàn thành bộ hồ sơ, việc tiếp theo là đi nộp kết quả. Có một số ĐSQ/LSQ chỉ cần đến bốc số và nộp trực tiếp (Hàn, Nhật,…), có những ĐSQ/LSQ lại cần đặt lịch hẹn (Mỹ, Úc, Canada,…) thì mới có thể vào nộp nên các bạn cần xem kỹ cách thức nhé. Riêng chỉ có Hoa Kỳ là đang áp dụng phương pháp phỏng vấn và xem hồ sơ trực tiếp tại chỗ, điều quan trọng nhất ở bước này là chúng ta cần phải thể hiện sự hợp tác khi nộp hồ sơ hoặc phỏng vấn. Mỗi người sẽ có một bộ hồ sơ khác nhau, hoàn cảnh và công việc khác nhau, lúc nào cũng cần chuẩn bị trước tâm lý hợp tác để bổ sung thêm giấy tờ, làm rõ vấn đề mà ĐSQ/LSQ đang thắc mắc về bộ hồ sơ của mình. Chúng ta đi xin visa và nếu mình tỏ ra gay gắt khi nộp, họ có quyền không tiếp nhận hồ sơ; còn người hợp tác tốt, thiếu một hai tờ giấy không quá quan trọng, người ta sẵn sàng cho mình bổ sung theo 1 cách nào đó tiện lợi cho cả hai bên.

Bước 6: Theo dõi hồ sơ và nhận kết quả

Sau khi phỏng vấn xong chúng ta sẽ biết được kết nhận được biên nhận và phiếu hẹn để biết ngày trả kết quả (hoặc theo dõi kết quả qua email), còn với visa Mỹ thì bạn sẽ biết ngay kết quả và trong khoảng vài ngày sau hộ chiếu sẽ được trả về cho bạn.
Dù tự nộp hay nộp qua dịch vụ, LSQ mới là người ra quyết định kết quả, cho nên các bạn phải tự chủ động chuẩn bị hồ sơ chứ đừng đặt hết trách nhiệm cho người làm dịch vụ.